Secrétaire de direction
SARL LES BARBADINES
La Foa
2015.02 - Actuel
- Gestion du standard téléphonique, recueil d'informations (motif de l'appel, nom de l'interlocuteur recherché, message à transmettre …), prise des rendez-vous et actualisation de l'agenda.
- Accueil des visiteurs à leur arrivée, réponse aux diverses demandes d'information, planification des rendez-vous selon les directives données.
- Tri et distribution du courrier, traitement du courrier (affranchissement des enveloppes), renseignement des documents pour les envois en recommandé.
- Suivi des courriers et gestion des emails professionnels.
- Suivi des contrats des prestataires et fournisseurs, renouvellement
- Organisation des réunions : réservation des salles, préparation de la documentation, mise en place du mobilier
- Classement et archivage des dossiers confidentiels.
- Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus.
- Instruction et suivi des dossiers, mise à jour des données sur l'outil de gestion, numérisation et classement des documents
- Gestion des fournitures et commandes de bureau.
- Accueil et orientation des visiteurs et partenaires.
- Rédaction des courriers et des e-mails selon les consignes transmises par le directeur, mise en forme de documents (comptes rendus, rapports, supports de communication …).
- Passation des commandes d'achat selon les besoins d'approvisionnement, réception des livraisons et rangement des produits dans la réserve (matériels, consommables, fournitures).
- Gestion des factures : suivi des règlements fournisseurs et clients, enregistrement et classement des pièces, actualisation des tableaux de bord, relances téléphoniques en cas de non-paiement.
- Filtrage des appels, réponse aux demandes ou transfert vers le bon interlocuteur.
- Gestion des notes de frais et suivi des dépenses liées aux activités professionnelles.